Administratief beheer betreft het geheel van werkzaamheden en vastlegging van de financiële en juridische afspraken tussen eigenaar/verhuurder, huurders, leveranciers, overheden en overige betrokken stakeholders. Wij maken gebruik van specifieke software voor administratief en technisch beheer, contractbeheer, calamiteiten en communicatie. Deze software is geheel webbased.
Alle contracten worden in ons systeem opgeslagen en beheerd; looptijden en expiratiedata van contracten worden automatisch op datum gesignaleerd, waardoor contracten ruim voor de opzegdatum of beëindigingsdatum zichtbaar worden en met het Bestuur kan worden afgestemd welke stappen voor de volgende periode kunnen worden genomen. Dit geldt zowel voor huurovereenkomsten als voor overeenkomsten met uitvoerende bedrijven/leveranciers.
Wat bieden wij u:
- Huurcontracten worden vastgelegd in ons systeem en bewaakt;
- Afspraken in de huurovereenkomsten worden periodiek op locatie getoetst;
- Jaarlijks zullen wij de overeengekomen indexatie van de huurovereenkomst doorvoeren, waarbij wij de huurders tijdig vooraf schriftelijk informeren over deze verhoging;
- Expiratiedata van de huurovereenkomsten worden tijdig gesignaleerd, waarna met de opdrachtgever afspraken worden gemaakt over het vervolg;
- Voor de polissen van de afgesloten verzekeringen geldt hetzelfde. Daarnaast worden verzekeringen periodiek gescand of de afgesloten dekking nog toereikend is;
- Verzekeringspolissen worden vastgelegd en bewaakt op expiratiedatum;
- Overige contracten, zoals met leveranciers worden vastgelegd en bewaakt;
- Alle beschikbare informatie over de portefeuille wordt door ons opgeslagen in ons beheersysteem, zodat een compleet dossier van de afzonderlijke objecten, maar ook van de gehele portefeuille aanwezig en beschikbaar is.